Como promover reuniões bem sucedidas

Encontros bem-sucedidos exigem um bom trabalho de planejamento.

A atmosfera de uma sala influencia no resultado das reuniões ali realizadas, por isso é preciso pensar em cada detalhe em termos de conforto e bem-estar.

Localização, forma e tamanho de uma sala, a decoração da sala, sua mobília e a maneira como dispomos os móveis e o horário, estes são alguns detalhes importantes para reuniões bem sucedidas.

1. Sala grande, somente com poucos móveis, o chi flui livremente facilitando a troca de idéia entre as pessoas, o estudo de questões importantes e o desenvolvimento de uma ampla visão
2. Salas menores, o chi é mais restrito, portanto focalizar assuntos práticos do dia-a-dia, avaliar detalhes e descobrir formas de se colocar um projeto em prática. Mas, se a sala for muito pequena, a energia chi será muito limitado, as idéias serão limitadas e também poderá haver choques de personalidades.
3.  Salas longas e estreitas dificultam que todos se envolvam de forma harmônica.
4. Iluminação – Luz do sol em abundância em uma sala pequena ajuda a manter a energia chi dinamica. Janelas e ar fresco na sala também auxiliam.
5. Os equipamentos das salas de reuniões devem ser mínimos, para permitir que a energia chi se mova livremente.
6. Organize as cadeiras da sala de reunião de modo que a distância entre elas seja idêntica e certifique-se de que a mesa e o quadro que será utilizado para a apresentação estejam  impecáveis, sem vestígio de lixo ou bagunça.
7. Disponibilize água para todos os participantes e programe intervalos para pequenos lanches. Os participantes vão sentir a diferença e produzir resultados melhores. Sugira que todos troquem de lugar a cada intervalo, isso ajuda as pessoas a manterem o foco.

Na próxima postagem vamos saber qual o formato (retangular, oval ou circular) e qual o material (vidro, madeira ou revestido) das mesas de reuniões que são as mais indicadas para o seu ramo de negócios. Até breve!